Les statuts

Article premier : nom et siège

  • Le Groupe romand de documentation, GRD, ci-après le Groupe, est une association au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse.
  • Il réunit les professionnels de l’information documentaire, en particulier ceux de la documentation de la Suisse francophone.
  • Son siège est au domicile de son président.

Art. 2 : buts et tâches

  • Le Groupe a pour buts de contribuer au développement des domaines de la documentation et de l’information en Suisse francophone et de promouvoir les intérêts de ses membres ainsi que des professionnels actifs dans ces domaines.
  • Le Groupe se donne notamment pour tâches :
  1. de définir et de concrétiser les aspirations communes de ses membres en matière d’information documentaire en Suisse francophone,
  2. de favoriser les contacts, l’échange d’informations et la coopération entre professionnels francophones,
  3. de promouvoir la formation et le perfectionnement professionnels,
  4. de promouvoir le statut des professionnels de Suisse francophone et leur déontologie,
  5. d’approfondir la coordination et la collaboration avec d’autres organisations, entreprises ou organismes professionnels partageant les préoccupations du Groupe;
  6. d’offrir ses bons offices au profit de ses membres lorsque ceux-ci le demandent.

Art. 3 : membres

  • Le Groupe compte comme membres :
  1. des membres individuels (personnes physiques),
  2. des membres collectifs (personnes morales),
  3. des membres d’honneur,

Art. 4 : adhésion

  • Pour être admis au sein du Groupe comme membre individuel ou collectif, les candidats doivent être actifs dans l’information documentaire, en particulier dans la documentation. De plus, le comité pourra tenir compte de leur lien avec les domaines de l’information documentaire et de leur intérêt particulier.
  • Des membres individuels peuvent être nommés membres d’honneur par l’assemblée générale, lorsqu’ils ont rendu d’éminents services au Groupe. Ils sont exonérés des cotisations annuelles.

Art. 5 : droits

  • Les membres individuels et collectifs ont les mêmes droits.
  • Ils peuvent en particulier demander au comité de porter un objet à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette demande, écrite, doit parvenir au comité trois semaines au moins avant l’assemblée générale. Elle doit inclure une brève motivation à l’intention des autres membres.

Art. 6 : obligations

  • Les membres soutiennent les buts, les actions et les démarches du Groupe. Ils y participent dans la mesure de leurs possibilités.
  • Ils s’acquittent en particulier de leur cotisation annuelle et de leurs autres contributions.
  • Seule la fortune du Groupe répond pour ses engagements, la responsabilité de ses membres étant expressément exclue.

Art. 7 : démission

  • Après s’être libéré de toutes ses obligations financières envers le Groupe, chaque membre peut quitter celui-ci à tout moment, en communiquant sa décision au comité par lettre, deux mois à l’avance pour la fin d’un mois.

Art. 8 : exclusion

  • Est exclu du Groupe le membre:
  1. qui n’a pas réglé pendant deux ans ses obligations financières envers le Groupe, après avoir été mis en demeure de le faire;
  2. ou qui porte gravement atteinte aux intérêts et aux buts du Groupe.

Art. 9 : organes

  • Les organes du Groupe sont:
  1. l’assemblée générale,
  2. le comité,
  3. les vérificateurs des comptes.
  • Le président, les autres membres du comité et les vérificateurs des comptes sont élus pour trois ans.
  • En cas de démission ou de vacance anticipées de ces trois charges le comité peut désigner un titulaire en remplacement. Cette désignation est valable jusqu’à la prochaine assemblée générale ordinaire.

Art. 10 : assemblée générale

  • L’assemblée générale réunit les membres individuels et collectifs sous la direction du président. Ils sont convoqués par une invitation écrite individuelle, envoyée au moins quatre semaines à l’avance, indiquant l’ordre du jour. Les éventuelles demandes d’adjonctions à l’ordre du jour (Art. 5, al. 2) sont communiquées aux membres par le comité au moins 10 jours avant l’assemblée.
  • Un membre absent peut se faire représenter par un autre membre qui dépose au comité sa procuration écrite avant l’ouverture de l’assemblée. Un membre peut au maximum représenter un seul autre membre.
  • A moins que l’assemblée générale n’en décide autrement, les votes ont lieu à main levée et les élections au bulletin secret. Sous réserve d’autres dispositions statutaires les votes sont soumis à la majorité simple et les élections à la majorité absolue. En cas d’égalité de voix le président départage.
  • En cas de modification des statuts la majorité nécessaire est celle des trois quarts des membres présents. La même règle s’applique aussi à la dissolution ou à la fusion du Groupe.

Art. 11 : assemblée générale ordinaire

  • L’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an.
  • Elle a les compétences suivantes:
  1. l’examen et l’approbation de l’ordre du jour, de ses procès-verbaux, du rapport d’activité annuel du comité et des commissions, du programme de travail du groupe et du budget annuels, tous présentés par le comité;
  2. l’examen et l’approbation du rapport annuel des vérificateurs des comptes;
  3. l’examen et la fixation des cotisations annuelles des membres individuels et collectifs;
  4. la décharge des membres du comité et des vérificateurs des comptes;
  5. l’élection du président, des autres membres du comité et des vérificateurs des comptes, en tenant compte d’une représentation équitable des régions et des intérêts;
  6. l’élection des scrutateurs;
  7. l’examen et la décision au sujet des autres objets et propositions émanant du comité, des commissions ou des membres;
  8. l’examen et l’approbation des modifications des statuts et de la dissolution ou de la fusion du Groupe;
  9. l’examen et la décision prise à deux tiers des membres présents en matière de recours relatifs à l’admission, à la démission et à l’exclusion des membres individuels et collectifs;
  10. la nomination de membres d’honneur.

Art. 12 : assemblée générale extraordinaire

  • L’assemblée générale extraordinaire est convoquée:
  1. chaque fois que le comité le juge nécessaire, ou
  2. lorsqu’un cinquième des membres (individuels ou/et collectifs) le demandent par écrit. Cette demande contient l’indication de l’objet à traiter et une brève motivation à l’intention des autres membres. Dans ce cas, le comité doit convoquer l’assemblée générale extraordinaire dans un délai maximum de deux mois, dès réception de la demande des membres.

Art. 13 : comité

  • Le comité se compose en règle générale de neuf membres, mais au maximum de onze membres, avec le président. Tous sont choisis parmi les membres individuels et collectifs. Leur élection est valable ad personam. Ils sont rééligibles.
  • Le comité s’organise lui-même. Il désigne au moins le vice-président, le secrétaire et le trésorier.
  • Dans le cadre des statuts, du programme et du budget adoptés par l’assemblée générale, le comité dirige et exécute les affaires, et il représente les intérêts du Groupe. Il a notamment les compétences suivantes:
  1. la décision sur les admissions, démissions et exclusions des membres individuels et collectifs, sous réserve du recours présenté par le membre concerné à l’assemblée générale;
  2. la convocation de l’assemblée générale et la fixation de son ordre de jour;
  3. l’élaboration et la rédaction des documents et des rapports relatifs aux objets inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée générale;
  4. la fixation des contributions en relation avec les prestations du groupe;
  5. l’exonération des cotisations pour des cas exceptionnels justifiés;
  6. la constitution, la décharge et la dissolution des commissions permanentes ou temporaires pour des affaires particulières, travaillant selon les directives du comité et sous sa haute surveillance;
  7. la consultation de spécialistes externes;
  8. l’examen et l’approbation de ses propres ordres du jour et procès-verbaux;
  9. les autres tâches que l’assemblée générale lui confie, ou qui ne sont pas de la compétence de celle-ci.

Art. 14 : vérificateurs des comptes

  • Deux vérificateurs et un suppléant sont élus. Ils accomplissent leur tâche sans directives de la part du comité. En revanche ils peuvent tenir compte des remarques qui sont portées à leur connaissance.
  • Ils élaborent et rédigent leur rapport suite à leurs contrôles de la comptabilité du Groupe et de ses comptes annuels.
  • Ils peuvent procéder à des contrôles généraux, particuliers, approfondis ou par sondage, soit annoncés, soit non annoncés. Dans le dernier cas les vérificateurs des comptes tiennent compte dans la mesure du possible des autres occupations des responsables, qui les renseignent selon leur demande.

Les présents statuts ont été approuvés par l’Assemblée générale du 14 mai 1993 et sont entrés en vigueur immédiatement. Ils remplacent les statuts du 7 septembre 1979.

La nouvelle teneur des articles 5, al. 2 et 10, al. 1 a été approuvée par l’assemblée générale du 6 avril 1995. Celle des articles 1, 2, 4 et 8 a été approuvée par l’Assemblée générale extraordinaire du 3 septembre 2002 et entre en vigueur immédiatement.

Le Président: J.-F. Cosandier
La Secrétaire: H. Ballivet